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FOLIOS dans l'académie de Grenoble

Vos questions, nos réponses

Rhône-Alpes - Grenoble / Publication : 22 août 2018
La mise à disposition de FOLIOS auprès des collèges et lycées de notre académie est assurée par la délégation régionale Onisep Auvergne Rhône-Alpes site de Grenoble.

Les établissements souhaitant utiliser l'application trouveront dans cette page les réponses à leurs principales questions.

Page de connexion FOLIOS rentrée 2018

 

1. Faut-il s'inscrire pour accéder à FOLIOS ?

 

Oui, même si FOLIOS est une application numérique gratuite.

Etablissements publics - 2nd degré (éducation nationale) - Lycée de la Défense

Le chef d’établissement doit remplir et retourner à folios-grenoble@onisep.fr, une fiche de renseignements, indiquant le contact désigné en tant qu’« administrateur-référent FOLIOS ».

Établissements privés sous contrat (enseignement catholique)

Compte tenu d’une convention signée avec l’Onisep, l’enseignement catholique gère désormais directement leurs établissements dans FOLIOS, tant au niveau de l’ouverture des comptes que de l’accompagnement.

Pour toute demande d'activation de FOLIOS, tout établissement privé relevant de l'enseignement catholique doit s'adresser au SGEC (secrétariat général de l'enseignement catholique).

Enseignement agricole

Les établissements agricoles ne peuvent accéder à l'application pour l'instant - une convention est nécessaire avec le ministère de l'agriculture et de l'alimentation.

Enseignement élémentaire

Notre ministère a conduit une expérimentation nationale de FOLIOS dans le premier degré et devrait fournir les conclusions liées à cette expérimentation (éventuelle généralisation de l'application dans l'élémentaire...).

 

 

2. Pourquoi désigner un/e référent/e FOLIOS par établissement ? Quel rôle cette personne joue-t-elle ?

 

Le/la « Référent/e FOLIOS » ou l'« administrateur/trice FOLIOS » a accès au compte d'administrateur FOLIOS de l'établissement.

D'autre part, identifiée par l'Onisep, cette personne sera destinataire d’informations indispensables pour le démarrage de l’application et son administration.

Le rôle du référent

  • activation de l'établissement dans le cas d'une première mise en service- ;
  • activation des classes qui vont travailler sur l'application (et uniquement celles-ci pour ne pas surcharger l'application) ;
  • contrôle des comptes et renseignement sur certains comptes (PP, COP...) ;
  • création de divers groupes de travail ;
  • assistance et prise en main sur certains comptes ;
  • gestion du travail inter-établissements avec l'inclusion de comptes professionnels d'autres établissements ;
  • création éventuelle de partenaires extérieurs ;
  • export des identifiants FOLIOS si nécessaire...

A partir du compte administrateur, cette personne peut également d'extraire des statistiques sur l'établissement (profil, date, parcours...).

Cette personne est également inscrite à une liste de diffusion REFERENTS-FOLIOS.

A partir de cette liste, l’équipe FOLIOS de l'Onisep transmet des informations importantes (utilisation, aspects techniques, nouveautés de l'application...) à tous les référents FOLIOS qui peuvent également l'utiliser pour échange sur des points les concernant particulièrement.

 

3. Comment se connecter à FOLIOS ?

 

L’application est accessible sur internet de façon sécurisée, de différentes manières - il est recommandé pour tout/e élève et tout membre d'une équipe éducative d'en connaître au moins 2 ! - :

  • avec les identifiants « Éducation nationale » propres aux utilisateurs : identifiants académiques (ARENA) pour les membres de l’équipe éducative, et identifiants téléservices pour tout élève (ATEN) ;
  • à partir de l'un des ENT (environnements numériques de travail) utilisés actuellement dans notre académie -  :
    • ITOP pour les collèges publics de l’Isère ;
    • E-Lycée Rhône-Alpes pour les lycées ;
  • éventuellement, avec les identifiants propres à FOLIOS.L'adresse de connexion est toujours https://folios.onisep.fr (unique pour tout le territoire national, cf. image ci-contre).

 

 

+ d'infos

Se reporter à la page  Guide de connexion : "Accès à Folios - académie de Grenoble".

A noter : pour tout/e utilisateur/trice, quelle que soit la modalité d'accès, l'identifiant FOLIOS est visible dans la rubrique "Mon compte" ; c'est également dans cette rubrique qu'un nouveau mot de passe doit être indiqué, conformément à la recommandation précisée dans la charte d'utilisation.

 

 

 

 

4. Comment connecter FOLIOS aux ENT de notre académie ?

 

Pour les deux ENT (environnements numériques de travail) utilisés actuellement dans notre académie  - ITOP et E-Lycée Rhône-Alpes - les explications sont données dans le Guide de connexion de l'académie (dernière mise à jour : juillet 2017).

A noter : souvent confondu avec un ENT, Pronote est un logiciel de gestion de vie scolaire.

 

 

5. Comment sont créés les comptes et les classes dans FOLIOS ?

 

Les comptes des personnels et des élèves et les espaces classes sont créés automatiquement dans FOLIOS à partir des informations que les établissements - fichiers élèves SIECLE et fichiers personnels STS WEB - et les CIO (pour les comptes des psychologues de l'éducation nationale, spécialité éducation, développement, et conseil en orientation scolaire et professionnelle) font remonter au rectorat.

Les mises à jour sont effectuées 2 fois par semaine par le rectorat pour importation dans l'application. La nuit suivante, une synchronisation permet l'actualisation des données dans FOLIOS.

Ces opérations sont interrompues durant une partie de l'été.

 

6. A partir de quand les équipes peuvent-elles travailler dans FOLIOS ?

 

Les équipes peuvent travailler dès le début de l'année scolaire avec leurs élèves, sous réserve que les informations relatives à l'établissement soient bien remontées au rectorat - - voir question n° 5 pour le détail des informations -.

 

7. Quelle formation sur FOLIOS est prévue pour les équipes éducatives de l'académie ?

 

Etabli par le réseau Onisep, un parcours de formation à distance "Folios et ses fonctionnalités" est disponible sur la plateforme d'e-formation M@gistère de l'académie de Grenoble - auto-inscription possible toute l'année. Le lien d'accès est en ligne au sein de FOLIOS dans la rubrique Aide "Se former à FOLIOS" (fiche académique). Si nécessaire, contactez l'équipe à l'Onisep à Grenoble.

Ce parcours de formation est ouvert aux personnels des établissements publics comme privés.

Pour ceux et celles qui découvrent M@gistère

L'accès à la plateforme M@gistère de l'académie de Grenoble s'effectue à l'aide de ses identifiants académiques (identifiant académique et mot de passe de messagerie).

Tutoriels et vidéos de présentation

Utilisateurs/trices de FOLIOS : où trouver les autres réponses à vos questions ?

Au sein de l'application, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur les rubriques suivantes :

  • « DIDACTICIEL » à l'étape de découverte (affichage de description des blocs et boutons à l'écran) - cette rubrique est disponible tous les profils - administrateur-référent, élève, équipe, parents - et pas encore pour le profil partenaire ;
  • « AIDE » pour approfondir leur connaissance des fonctionnalités - à travers le paragraphe « Fonctionnalités à la loupe », fournissant des informations précises et adaptées à chaque profil - administrateur-référent, équipe ("professionnel"), élève, parent, partenaire... -.

Pour toute question générale

  • sur les fonctionnalités de FOLIOS

Consultez le parcours en auto-formation sur M@gistère et, si vous ne trouvez pas la réponse, utilisez le forum en lançant par exemple une discussion. Voir question n°8.

  • sur l'administration de FOLIOS dans son établissement

Un module spécifique est présent sur le parcours en auto-formation.
Si nécessaire, les administrateurs FOLIOS de l'académie peuvent utiliser la mail-list à laquelle ils sont abonnés par l'Onisep. Voir question n°2.

Pour tout sujet spécifique ou autre

L'équipe FOLIOS de l'Onisep de l'académie est à votre écoute sur folios-grenoble@onisep.fr.

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