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Fiche métier

secrétaire

Avec le sourire, le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il exerce dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat, sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.

  • Niveau minimum d'accès : bac ou équivalent
  • Salaire débutant : 1800 €
  • Statut(s) : Statut salarié
  • Synonymes : Assistant/e de direction,
    Office-manager,
    Secrétaire de direction
  • Métiers Associés :

    Assistant/e appels d'offres,
    Secrétaire administratif/ve,
    Secrétaire juridique,
    Secrétaire viti-vinicole

  • Secteur(s) professionnel(s) :

    Commerce - Distribution

  • Centre(s) d'intérêt :

    J'ai le sens du contact,
    J'aimerais informer, communiquer,
    Je suis fort en langues

Le métier

Nature du travail

Toujours sur la brèche

Le secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par lui : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, il passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.

La plaque tournante du service

L'informatisation des services a déchargé le secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Il est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

Un métier aux 1000 postes

Le quotidien du secrétaire varie considérablement selon qu'il exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistant) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.

Compétences requises

Efficace et fiable

Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome... le secrétaire cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil qu'il assure contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.

Polyglotte

À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.

Disponible et adaptable

Malgré ses multiples occupations, le secrétaire sait toujours se rendre disponible... C'est encore plus important s'il est assistant de direction. Il doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.

Où l'exercer ?

Lieux d’exercice et statuts

Dans toutes les entreprises

D'une entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, une PME commerciale, un lycée ou une direction ministérielle... les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels.

Parfois à distance

Certains secrétaires sont spécialisés dans le télétravail, et ne se trouvent pas physiquement dans l'entreprise pour laquelle ils répondent au téléphone. Ils sont alors rémunérés soit par une entreprise de télésecrétariat, soit par plusieurs entreprises, qui font appel à leurs services à distance.

Toujours à son bureau

Même si sa fonction a évolué, le secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et, comme le secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, il se doit souvent d'épouser le rythme de travail de ce dernier : un dossier urgent n'attend pas.

Carrière et salaire

Salaire

Salaire du débutant

À partir de 1800 euros brut par mois, selon le niveau de formation et de spécialisation.

Source : Apec (Association pour l'emploi des cadres), Annuaire des métiers, 2015.

Intégrer le marché du travail

Effectifs en baisse

On dénombre environ 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d'activité. La profession compte près de 97 % de femmes, qui exercent principalement en Ile-de-France, dans le sud de la France et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent dans les sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.

Qualification en hausse

Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2 : BTS (brevet de technicien supérieur), DUT (diplôme universitaire de technologie) ou diplôme équivalent, et 6 % ont un niveau bac + 3. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent qu'un secrétaire assiste au moins 2 directeurs, voire plus.

Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après 3 ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS secrétariat sont encore intérimaires.

Accès au métier

Accès au métier

Le bac techno STMG ou le bac pro gestion-administration constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS ou DUT), éventuellement complétés par un bac + 3 (licence professionnelle ou année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.

Niveau bac + 2

  • BTS assistant de manager ; assistant de gestion PME-PMI ; assistance technique d'ingénieur ; communication ; notariat
  • DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) ; gestion administrative et commerciale des organisations (GACO) ; carrières juridiques
  • DEUST bureautique et communication multimédia ; assistant juridique

Niveau bac + 3

  • Licence pro en marketing, communication, tourisme, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises...

En savoir plus

Témoignages

Sylvie, secrétaire de direction

Un maillon indispensable

"Il m'arrive de me dire le matin que je suis à jour dans mon travail et que la journée va être cool. Mais ce n'est pas le cas ! Le téléphone va sonner 100 fois. Je vais être constamment dérangée et, pourtant, il faut être disponible, souriante et agréable. Mon directeur est très pris. La gestion de son agenda est sportive. Du coup, les gens qui souhaitent le voir ne le peuvent pas toujours. Je sers donc d'intermédiaire entre le directeur et le personnel."

(25/10/2016)

Ressources utiles

www.ffmas.com/

Fédération française des métiers de l'assistanat et du secrétariat

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