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Fiche métier

secrétaire

Toujours le sourire aux lèvres, le (ou la) secrétaire jongle avec le téléphone, la souris d'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il (ou elle) exerce dans une PME, dans un service technique ou chez un avocat, on apprécie sa discrétion et ses initiatives.

Le métier

Nature du travail

Toujours sur la brèche

La secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par elle : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, elle passe du classement de dossiers à la saisie de documents ou du budget.

La plaque tournante du service

L'informatisation des services a déchargé la secrétaire de tâches basiques de bureautique. Elle est plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisatrice, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

Un métier aux 1000 postes

Le quotidien de la secrétaire varie selon qu'elle exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit de seconder un dirigeant ou un chef de service en le déchargeant de tous les aspects administratifs.

Compétences requises

Efficace et fiable

Organisée, méthodique, discrète, courtoise, autonome... La secrétaire (la profession compte 97 % de femmes) cumule qualités et compétences. Elle est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.

Molière et Shakespeare

À l'écrit comme à l'oral, la secrétaire s'exprime avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue de Molière. Dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est indispensable. Et une troisième langue peut faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, et de l'écriture rapide sont nécessaires.

Disponible et adaptable

Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait se rendre disponible. Qui plus est lorsqu'elle est assistante de direction. Hiérarchiser les priorités et parer aux urgences exige une grande capacité d'adaptation.

Où l'exercer ?

Lieux d’exercice et statuts

Dans toutes les entreprises

De la petite entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, la PME commerciale, le lycée ou la direction ministérielle..., les secrétaires exercent dans une multitude d'environnements. Certaines sont spécialisées dans le télétravail et employées par une entreprise de télésecrétariat ou plusieurs entreprises.

Toujours au bureau

Même si sa fonction a évolué, la secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et comme la secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, elle se doit d'épouser le rythme de travail de ce dernier. Un dossier urgent n'attend pas.

Carrière et salaire

Salaire

Salaire du débutant

De 1600 à 2000 euros brut par mois selon le niveau de formation et de spécialisation

Intégrer le marché du travail

Effectifs en baisse

On dénombre environ 650 000 secrétaires réparties dans tous les secteurs d'activité. Elles exercent principalement en Ile-de-France, dans le Sud-Est, le Sud-Ouest et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent aux sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs en retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.

Qualification en hausse

En dix ans, le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un BTS, un DUT ou un diplôme équivalent et 6 % ont le niveau bac + 3. Les emplois du secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après trois ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS de secrétariat sont encore intérimaires.

Accès au métier

Accès au métier

Viser un bac + 2

Le bac professionnel gestion-administration (fusion des bacs pro. secrétariat et comptabilité) est la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau BTS ou DUT, éventuellement complétés par une licence professionnelle ou une année de spécialisation. Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit (capacité, DUT, licence) sont très appréciées.

  • Les BTS assistant de manager et assistant de gestion PME-PMI donnent une formation pluridisciplinaire en 2 ans. On y accède principalement après un bac STMG.

Le BTS assistance technique d'ingénieur prépare à la gestion administrative d'un service industriel. Les bacheliers STI2D (développement durable) sont majoritaires.

  • Trois DUT peuvent déboucher sur cette fonction : carrières juridiques, gestion des entreprises et des administrations (GEA), gestion administrative et commerciale des organisations (GACO).
  • À l'université, les licences d'administration et gestion apportent la pluridisciplinarité indispensable.
  • Quelques CFA (comme Advancia Paris) offrent une formation en alternance.

En savoir plus

Témoignages

Sylvie, secrétaire de direction

Un maillon indispensable

"Il m'arrive de me dire le matin que je suis à jour dans mon travail et que la journée va être cool. Et ce n'est pas le cas ! Le téléphone va sonner 50 fois. Je vais être constamment dérangée et, pourtant, il faut être disponible, souriante, agréable. Mon directeur est très pris. La gestion de son agenda est sportive. Du coup, les gens qui souhaitent le voir ne le peuvent pas toujours. Je sers donc d'intermédiaire entre le directeur et le personnel."

(03/01/2007)

Ressources utiles

Union professionnelle des professeurs, cadres et techniciens du secrétariat et de la comptabilité
21 rue Croulebarbe
75013 Paris 
01 43 37 61 30

www.ffmas.com/

Fédération française des métiers de l'assistanat et du secrétariat

www.assistanteplus.fr

Offres d'emploi de secrétaires et d'assistantes

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