Chargé / Chargée de projet événementiel

Concevoir l'événement

En agence de communication, le chargé ou la chargée de projet événementiel conçoit l'événement qui répondra le mieux à la demande d'un client. Il ou elle négocie avec lui le budget de l'opération. Si le client veut un événement spectaculaire, il faut alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention. En entreprise, le quotidien est plutôt d'organiser des colloques, des séminaires, des sorties de groupes, etc.

Suivre le budget et piloter la logistique

Le ou la chargée de projet élabore le planning des actions à mener et suit le budget. Il ou elle gère et organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc. Il ou elle rédige les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…). Il ou elle choisit les prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, cameramen, artistes ou techniciens). Au quotidien, il faut faire face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse).

Coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre

Il ou elle est l'interface entre le client et les équipes qui vont réaliser l'événement. Prendre contact avec les multiples collaborateurs, analyser ce qu'ils proposent, faire des choix, coordonner toutes les étapes, les faire valider par le client fait partie de ses missions.

Créativité et originalité

C'est un métier où l'idée compte. Le chargé ou la chargée de projet événementiel doit faire preuve de créativité et d'originalité dans ses propositions, pour retenir l'attention de son client et pour marquer les esprits lors de l'événement.

Réactivité et débrouillardise

Une entreprise qui devait fournir le matériel « sono » pour un gala et qui est en dépôt de bilan à J - 2 ?… au chargé ou à la chargée de projet événementiel de trouver une solution de repli immédiate ! Avoir du sang-froid pour gérer les nombreux imprévus de dernière minute est nécessaire. Être débrouillard/e est aussi bien utile car, parfois, il ou elle dispose d'un petit budget pour réaliser son projet. Ce métier nécessite une bonne résistance au stress.

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Véritable intermédiaire, il ou elle doit savoir échanger, composer et faire travailler ensemble des personnes de milieux professionnels très différents. Un bon relationnel est indispensable. De solides qualités rédactionnelles sont aussi primordiales car il ou elle est responsable de la communication autour de l'événement.

Rigueur et sens du détail

Zéro défaut ! Le rendu de l'événement doit être impeccable et adapté à la vision du client. L'image de l'entreprise en dépend. Il faut donc faire preuve de rigueur, de prévoyance, et penser au moindre détail. De même, il faut avoir le sens des priorités et savoir bien optimiser son temps et ses actions.

Rattachement à la communication

Le chargé ou la chargée de projet événementiel travaille soit en entreprise, au sein de la direction communication, soit pour une agence de communication événementielle où il / elle est alors rattaché/e à la direction. En entreprise, il ou elle est en étroite relation avec le chargé / la chargée de communication et l'attaché/e de presse.

Horaires irréguliers et déplacements fréquents

Il ou elle se partage entre son agence ou son service et ses activités à l'extérieur. Il ou elle enchaîne rendez-vous, réunions, échanges téléphoniques, déplacements et montage de projets avec ses clients, les prestataires, etc. Le délai pour mettre en place l'événement étant, en général, très court, il ne faut pas compter son temps. Il est parfois nécessaire de travailler le soir ou le week-end car, au moment de l'événement, et d'être présent/e sur les lieux pour s'assurer que tout se passe comme prévu et effectuer les derniers réglages.

Nouvelles technologies de communication

Il ou elle s'appuie sur différents outils techniques : logiciels de gestion événementielle, de gestion de relations publiques et de gestion de la relation clients. Mais aussi bureautiques, PAO (publication assistée par ordinateur), plates-formes d'e-mailing (courriers éléctroniques), editing (montage), vidéo, Web.

En agences spécialisées

La plupart des chargés de projet événementiel travaillent en agence de communication événementielle. Ils peuvent aussi travailler dans certaines agences de publicité ou de voyages d'affaires, dans des entreprises organisatrices de spectacles, foires et salons, dans les collectivités territoriales, plus rarement dans les grandes entreprises. Au fil du temps, ils doivent se bâtir un solide réseau professionnel.

Son secteur professionnel est la communication hors médias, c'est-à-dire le marketing (mercatique) direct, l'événementiel, la promotion des ventes, les relations publiques.

De l'événementiel à la communication ou la logistique

S'il ou elle est plus intéressé/e par le relationnel, il ou elle peut s'orienter vers un poste de responsable communication ou, selon la taille de l'entreprise, devenir directeur / directrice de la communication, directeur / directrice commercial/e, directeur / directrice de projet ou responsable d'une agence d'événementiel. Si l'organisation technique d'un événement le / la motive davantage, il ou elle peut se destiner au métier de responsable logistique.

Entre 2000 et 2500 euros brut par mois.